一、何為商務(wù)信函
商務(wù)信函商務(wù)活動(dòng)中書(shū)面交流信息的主要手段之一，是企業(yè)對(duì)外公共宣傳關(guān)系中重要的手段，對(duì)于樹(shù)立良好的公司形象有著極為重要的意義。
商務(wù)信函涉及商務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿商務(wù)活動(dòng)的始終，內(nèi)容廣泛，通常包括建立業(yè)務(wù)關(guān)系、詢盤(pán)、發(fā)盤(pán)、還盤(pán)、受盤(pán)、訂立合同、保險(xiǎn)、裝運(yùn)、索賠等方面。
二、商務(wù)信函的要求
1.語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確
商務(wù)信函要求語(yǔ)言表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確,但在商務(wù)信函中恰當(dāng)使用模糊語(yǔ)言,可以使語(yǔ)言表達(dá)更加客觀準(zhǔn)確、靈活生動(dòng)、禮貌得體。
（1）商務(wù)英語(yǔ)信函經(jīng)常以意義相同或相近的書(shū)面詞語(yǔ)代替基本詞匯和口語(yǔ)詞匯，如以inform或advise代替tell，以duplicate代替copy，以dispatch代替send，以otherwise代替or；以介詞短語(yǔ)代替簡(jiǎn)單的介詞，如以as for，in respect to，in connection with和with regarding to等代替about等。例如：
We are pleased to advise you that your order NO.105 has been dispatched in accordance with your instruction.
我們很高興地通知你們：第105號(hào)訂單貨物已遵照你方指示運(yùn)出。
We will meet you half way by offering a discount of 5% in view of our long pleasant relations.
鑒于我們之間長(zhǎng)期愉快的業(yè)務(wù)關(guān)系，本公司將酌情考慮給予5%的折扣。
（2）商務(wù)信函中經(jīng)常使用here/there +介詞構(gòu)成的復(fù)合詞，如hereafter，hereby，hereunder，hereto，hereinafter，herewith，thereafter，therein，therefrom等。例如：
All offers and sales are subject to the terms and conditions printed on the reverse side hereof.
所有報(bào)盤(pán)和銷(xiāo)售均應(yīng)遵守本報(bào)價(jià)單背面所印的條款。
In such a case, Seller is bound to reimburse Buyer for any loss or damage sustained therefrom.
在此次情況下，賣(mài)方負(fù)責(zé)償還買(mǎi)方由此所遭受的損失。
2.內(nèi)容清楚簡(jiǎn)潔
商務(wù)信函在內(nèi)容表達(dá)上要言簡(jiǎn)意賅，能夠傳達(dá)足夠信息且能夠做到機(jī)智的表達(dá)。通常是直接簡(jiǎn)練，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，忌過(guò)分修飾。一般根據(jù)寫(xiě)信者所要表達(dá)的中心思想分段。正文每段的文字不會(huì)過(guò)長(zhǎng)，尤其是開(kāi)頭和結(jié)尾，更常以簡(jiǎn)短為宜。
例如：“By this letter we would ask you to consider our proposal.”就不如”P(pán)lease consider our proposal.” 簡(jiǎn)潔；而“Please let us know whenever we can be helpful.” 則比“Whenever there is any way in which we can be of assistance, please feel free to contact us.”表達(dá)好一些。
3．富于外貿(mào)術(shù)語(yǔ)和專業(yè)詞匯
商務(wù)信函用詞表意準(zhǔn)確、專業(yè)性強(qiáng)，主要表現(xiàn)在使用大量的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、行話、外來(lái)詞、縮略語(yǔ)以及一般詞語(yǔ)在商務(wù)英語(yǔ)語(yǔ)境中的特殊用法。
（1）專業(yè)術(shù)語(yǔ)類(lèi)：
We shall cover TPND on your order.
我們將為你方的貨物投保盜竊和提貨不著險(xiǎn)。
It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.
請(qǐng)報(bào)下列商品倫敦船上交貨之最低價(jià)。
（2）外來(lái)詞類(lèi)：
拉丁語(yǔ)的status quo（現(xiàn)狀），意大利語(yǔ)的del credere（保付貨價(jià)的），漢語(yǔ)中的litchi（荔枝），tungoil（桐油），mango（芒果）等。
（3）行話：
長(zhǎng)期的函電交往使人們?cè)谑褂眯g(shù)語(yǔ)上形成共識(shí)，本來(lái)意義差異很大的詞匯在特定的語(yǔ)境中所表達(dá)的內(nèi)涵和外延卻非常相似。
Offer, quotation表示“報(bào)價(jià)，發(fā)盤(pán)”
Pamphlet, brochure, booklet, sales literature
表示商家用于宣傳介紹自己公司或產(chǎn)品的“說(shuō)明材料”
Shipment和consignmen表示“所發(fā)出的貨物”
Financial standing/reputation/condition/position
表示公司的“資信財(cái)務(wù)情況”
Fulfill/complete/execute an order用于表示“執(zhí)行訂單”
A draft contract或a specimen contract 表示“合同樣本”
（4）數(shù)量詞的大量運(yùn)用：
商務(wù)信函中的時(shí)間、價(jià)格、數(shù)量、金額、規(guī)格等問(wèn)題貫穿商貿(mào)活動(dòng)始終，數(shù)字的表達(dá)應(yīng)言之確鑿，避免摸棱兩可，體現(xiàn)商務(wù)信函準(zhǔn)確性。
